São nas reuniões que muitas análises são feitas, ideias são compartilhadas e decisões são tomadas. Sabemos o quanto é importante fazer reuniões em nossos negócios. O que desconforta são os resultados fracos que boa parte das reuniões podem oferecer, caso não sejam conduzidas apropriadamente. Agora, quando a reunião é eficaz, produtiva, significa que valeu a pena, o tempo foi bem usado e o resultado foi satisfatório, nos passa a sensação positiva de nosso investimento nessa importante atividade.

Considerando que tempo é dinheiro, empresas no mundo todo buscam profissionais capacitados não só em resolver os problemas técnicos de sua função, mas também que sejam capazes de se relacionarem bem com as pessoas conseguindo envolve-las e engaja-las. As reuniões são as grandes possibilidades de você demonstrar sua capacidade de comunicação liderando pessoas para que, ao final, todos saiam satisfeitos. É onde a mágica acontece.

Por exemplo, muitos assuntos são resolvidos sem precisar de reunião, ou envolver muitas pessoas, ainda sim, tem profissionais que marcam reuniões por qualquer coisa, já teve esta experiência? Outro exemplo são reuniões sem um objetivo claro, que você chega e é pego de surpresa. Não é legal!

Você encontrará nesta leitura 5 dicas para que sua atuação em reuniões seja diferenciada, que você consiga, junto com os demais participantes, uma melhor qualidade nos seus encontros. Com ações simples baseados em comportamento e organização. Aproveite!

 

  1. Saiba qual é o objetivo da reunião

Em qualquer atividade que nos propomos a agir, deveríamos ter muito claro qual é o objetivo a se alcançar. Se tratando de reunião, em que mais pessoas participarão e que naturalmente cada pessoa cria sua expectativa visualizando objetivos distintos. Para tanto, antecipe-se. Antes da reunião ou logo no começo alinhe o objetivo proposto com todos.

Uma boa dica é preparar respostas a perguntas como estas:

  • Qual é o assunto que vou debater?
  • O que eu quero alcançar nesta reunião?
  • Ao final da reunião, quais resultados eu desejo?
  • Quais são os objetivos das outras pessoas?
  • O que se espera atingir nessa reunião?

São questões que ajudam os profissionais se prepararem melhor para reunião. Alinha sua orientação para que sua condução seja com melhor qualidade.

 

  1. Defina uma pauta com os assuntos a serem trabalhados e programe o tempo para cada um.

Uma execução sem plano pode acabar em desastre. É comum tratar de vários assuntos em uma mesma reunião, pode-se ganhar tempo assim. O cuidado que você deve ter é manter a condução dos assuntos para que todos os objetivos sejam cumpridos.

Crie uma lista dos assuntos a tratar em reunião, anote ao lado o tempo que reservou de forma adequada. Alguns assuntos demandam mais tempo que outros.

Logo no começo, pergunte se há mais assuntos que os participantes desejam tratar, verificando se haverá tempo disponível para tal. Isso demonstrará organização de sua parte.

 

  1. Estimule a participação de todos

Quando reunimos pessoas para uma reunião é muito provável que quem estará participando tem algo para acrescentar. Caso seja sua responsabilidade convocar os participantes, tenha em mente selecionar as pessoas que de fato contribuirão com a participação.

Em sala, é muito comum encontrar pessoas com diferentes comportamentos. O que fala muito e o que não fala quase nada. Pode ser por timidez as vezes, e você pode ser o líder que estimula e valida a participação de cada presente. Perguntas como: “O que você pensa?”, “Qual sua opinião?”, podem lhe ajudar.

 

  1. Evite discussões desnecessárias

Existes momentos durante os debates sobre cada assunto em pauta que podem aquecer os ânimos e a discussão tomar conta. É absolutamente aceitável que as discussões aconteçam com ética e com respeito. Ao deixar que as emoções tomem conta, pode afetar a reunião de forma negativa e prejudica os resultados.

Tenha claro para si que na maioria das vezes as reuniões são promovidas para tratar de assuntos não-pessoais, ou seja, tratar de processos, indicadores de desempenho, aprendizado, melhorias, etc.

Quando se confunde o profissional com o pessoal nas discussões todos saem perdendo. Evite distrações como esta, ninguém ganha uma discussão.

  1. Registre as conclusões importantes (ATA)

Uma outra atitude que faz a diferença nas reuniões de bons resultados é a de registrar as conclusões obtidas. Depois que os assuntos foram bem explorados revelando novos pontos de vista ao grupo possibilitando evoluir para as soluções. Neste momento é prudente documentar os pontos mais relevantes:

  • Data, local
  • Participantes
  • Assuntos tratados
  • Decisões tomadas
  • Ações futuras
  • Responsáveis por cada tarefa
  • Prazos de execução e entrega
  • Data de verificação das eficácias das ações
  • Pendências
  • Próximos encontros

O documento gerado servirá de base para as próximas reuniões, além de você considerar agora possuir evidências do que ocorreu naquela atividade.

  1. Avalie sua reunião

Seu objetivo é melhorar o desempenho de suas participações em reunião, tornando seus encontros profissionais mais relevantes, produtivos e valiosos. Crie o hábito de avaliar como foi a reunião anterior, acrescente em sua ATA:

  • Os resultados foram alcançados?
  • Todos os assuntos foram tratados?
  • O tempo foi o suficiente?
  • Teve engajamento das pessoas?

Esta avaliação é fundamental para o acompanhamento organizado de cada reunião. Você será capaz de melhorar sempre!

Crie o hábito de refletir sobre suas experiências, aguce sua percepção para aumentar sua capacidade de agir conscientemente, assumindo cada vez mais o controle de suas ações e você poderá alcançar desempenhos fantásticos.

 

Boa reunião

Giuliano Alcântara